Lead, contatti e opportunità: tre momenti diversi
Un lead è un nominativo ancora da qualificare: qualcuno che ha chiesto informazioni, un biglietto da visita raccolto in fiera, una segnalazione. Quando c'è un interesse concreto, il lead diventa contatto e le sue informazioni utili vengono trasferite, scegliendo quali campi portare con sé.
Dal contatto nasce l'opportunità, cioè una possibile vendita con un valore stimato e una fase. Anche qui la conversione mostra tutti i campi di origine e ti lascia decidere cosa trasferire. In questo modo non si perde lo storico e non si riscrivono gli stessi dati due volte.
Attività: note, telefonate, appuntamenti e task
Ogni scheda ha un diario in cui le attività sono separate per tipo. Le note riportano sempre data e autore. Le telefonate e gli appuntamenti hanno un esito, così a distanza di mesi si capisce cosa è stato detto e deciso. I task sono le cose da fare, con una scadenza e una persona incaricata, e compaiono nell'agenda di chi li deve svolgere.
Il diario è ricercabile: quando un cliente richiama, in pochi secondi ritrovi l'ultima offerta discussa o l'impegno preso durante l'ultimo incontro.
Responsabilità e visibilità
Ogni lead, contatto e opportunità ha un proprietario, assegnato in automatico a chi lo crea. Cambiarlo è consentito solo al titolare o a chi ha ricevuto quel permesso. Le regole di visibilità si impostano per ruolo o per singola persona: per esempio un agente vede solo i propri contatti, mentre il responsabile commerciale vede quelli di tutta la squadra.
Questa chiarezza evita due problemi frequenti: clienti contattati due volte da persone diverse e trattative che si fermano perché nessuno sapeva di doverle seguire.
Un esempio (scenario puramente esemplificativo)
Un'azienda con tre commerciali raccoglie venti richieste al mese dal sito e dal passaparola. Ognuna entra come lead con proprietario assegnato; chi la segue registra la prima telefonata e fissa un task di richiamo. A fine mese il titolare vede quante richieste sono diventate opportunità, quali sono ferme da più di due settimane e a chi chiedere un aggiornamento. I numeri sono inventati e servono solo come illustrazione.
Domande frequenti
Posso decidere chi vede quali contatti?
Sì. Nelle impostazioni del CRM definisci per ruolo o per persona la visibilità di lead, contatti e opportunità e l'accesso ai singoli campi.
Cosa succede ai dati del lead quando diventa contatto?
Vedi tutti i campi del lead e scegli quali trasferire nel contatto. Lo storico delle attività resta consultabile, quindi non si perde nulla di quanto fatto prima.
Il CRM è collegato al resto del programma?
Sì, fa parte dello stesso ambiente dell'azienda: stessi utenti, stessi ruoli e stessa agenda, senza un secondo accesso da gestire.